Time management aneb Jak si zorganizovat čas?

Co je time management?

Time management je anglický výraz, který se v současné společnosti často skloňuje i u nás. Přeložit ho lze jako organizace času. Správný time management ale ve skutečnosti označuje schopnost uspořádat si v životě své povinnosti a aktivity tak, aby se člověk necítil v časovém presu a zároveň stíhal vše, co stíhat chce.

Cílem kvalitního time managementu je primárně zvýšení efektivity nejen v pracovním, ale i v osobním životě. Přidanou hodnotou pak je úbytek stresu a možnost určitého sebezdokonalování.

4 generace time managementu

Organizace času prošla svým vlastním vývojem, konkrétně čtyřmi generacemi.

• 1. generace se zaměřovala výhradně na
  uspořádání úkolů – CO a JAK udělat.
• 2. generace už plánování úkolů rozšířila
  o stanovení cílů s ohledem na časové rozvržení – CO, JAK a KDY udělat.
• 3. generace přidává priority a jejich
  zohlednění při dlouhodobém plánování.
• 4. generace pracuje s myšlenkou, že
  dlouhodobá efektivita člověka je podmíněna jeho spokojeností. Proto se snaží
  skloubit pracovní a osobní priority.

Jak na time management?

Před začátkem plánování je důležité rozdělit jednotlivé úkoly na:

• důležité a naléhavé,
• důležité a nenaléhavé,
• nedůležité a naléhavé,
• nedůležité a nenaléhavé.

K tomu vám pomůže tzv. matice plánování času:

1.    kvadrant – důležité a naléhavé

Do prvního kvadrantu spadají úkoly, které „hoří“ a na nichž je nezbytně nutné pracovat. Zpravidla jde o pracovní projekty s blížícím se termínem odevzdání, nečekané krize, ale i běžné domácí práce, bez kterých se nedá existovat.

Činnosti z prvního kvadrantu bývají vysilující a často stresující, ale bohužel se jim nedá vyhnout. S fungujícím time managementem byste jim měli věnovat 20, maximálně 30 % času.

2.    kvadrant – důležité a nenaléhavé

Do druhého kvadrantu spadají nejefektivnější a nejpřínosnější činnosti. Z pracovního hlediska tam patří důležité
úkoly, které budou mít nejvýznamnější dopad na vaši kariéru. Z osobního pohledu pak jde o činnosti, které vám pomohou dosáhnout vašich snů a cílů. I proto byste v tomto kvadrantu měli strávit ideálně 50 až 60 % času. 

Pozor: Pokud budete věnovat příliš mnoho času činnostem z 1. kvadrantu, nezbyde vám čas a energie na důležité úkoly ze 2. kvadrantu. Ty se časem změní z nenaléhavých na naléhavé a vy se dostanete do bludného kruhu neustálého řešení krizí a úkolů těsně před deadlinem.

3.    kvadrant – nedůležité a naléhavé

Činnosti ze třetího kvadrantu jsou sice naléhavé, ale nedůležité. V práci jde například o nedůležité porady, zbytečně dlouhé telefonáty či náhlá vyrušení od kolegů. Tyto činnosti přináší minimální
užitek a v zásadě jen ubírají energii. Protože jsou ale naléhavé, nelze je úplně vyškrtnout. Věnujte jim však maximálně 10 až 15 % času.

4.    kvadrant – nedůležité a nenaléhavé

Nedůležité a nenaléhavé činnosti se dají shrnout jedním slovem – prokrastinace. Jde přesně o ty aktivity, které nám do života nepřinášejí kromě krátkodobého požitku nic. Pro mnohé lidi ale představují úprk před každodenními povinnostmi, a proto jimi tráví většinu času. I když je krátký útěk z reality slastný, neměli byste v tomto kvadrantu „proflákat“ více než 5 % svého času.

6 + 1 tip jak si zorganizovat čas 

Samotná kategorizace činností vám ještě fungující time management nezajistí. Přečtěte si 5 konkrétních tipů, jak si zorganizovat čas a stát se tak úspěšnějším člověkem.

1.    Dělejte si seznam úkolů

Máte toho nad hlavu a nevíte, kam dřív skočit? Starý dobrý zápisník a seznam úkolů je v tomto případě nejefektivnější. Každý den věnujte pár minut tomu, že si sepíšete, co chcete stihnout. Pak si jednotlivé úkoly označte podle priorit a do těch nejdůležitějších se pusťte jako první.

Tip: K jednotlivým úkolům si připište různé nápady na realizaci a řešení. Zamyslete se nad tím, kolik času vám daný úkol asi zabere, a velké úkoly si rozložte na několik menších částí.

2.    Plánujte

Podobně jako seznamu úkolů byste se měli věnovat i samotnému plánování. Tyto dva body spolu úzce souvisejí. Plánujte vždy den dopředu. Podívejte se na to, co vás čeká, ať už je to práce, schůzka s kamarády, vyzvednutí dětí z kroužků, nákupy, nebo úklid, a vše si rozplánujte do časové osy. 

3.    Zjistěte, zda jste ptáče, nebo sova

Pro správné rozplánování dne je stěžejní vědět,
v kterou dobu jste nejproduktivnější. Ranní ptáčata by si nejnáročnější úkoly měla plánovat na dopoledne. Naopak noční sovy spíš na odpolední až večerní hodny. Abyste zjistili, zda jste ptáče nebo sova, je třeba udělat malý test. Každý den si po dobu 1-2 týdne zapisujte pár údajů jako kdy vstáváte, kdy jíte, kdy se cítíte plní energie a kdy je snazší vás vyrušit. Podle výsledků si pak můžete optimalizovat pracovní den pro co největší efektivitu. Jak na to si přečtěte v článku Jak optimalizovat produktivitu dle biorytmů?

4.    Malé a rychlé úkoly udělejte hned

Malé úkoly je nejlepší vyřešit dřív, než se nahromadí a stane se z nich zbytečný žrout času.

Malé a jednoduché úkoly jsou navíc skvělé na řešení mezi těmi složitějšími. Mysl si tak alespoň trochu odpočine od neustálého soustředění.

5.    Uspořádejte si své okolí

Máte na stole nepořádek, ve dřezu je špinavé nádobí ještě od večeře a na židli kupa oblečení? Ukliďte to a zbavte se všech věcí, které vás budou jen zbytečně rozptylovat. Zejména když pracujete z domova, může být nepořádek v domácnosti obrovskou překážkou vaší produktivity.

6.    Delegujte vše, co můžete

Pokud je to ve vaší moci, práci, kterou nemusíte nutně dělat vy, delegujte na někoho jiného. Vyřešíte tak dílčí úkoly a nebudete se zdržovat činností, která by vás jen odváděla od důležitější práce.

Tip navíc

Nezapomínejte na odpočinek. Abyste se uvolnili a provětrali hlavu, věnujte pár minut protažení nebo krátké procházce. Na jiné myšlenky vás přivede i oběd mimo kancelář nebo káva s kolegy.

Přečtěte si také:

• Work-life balance: Jak nepropadnout workoholismu, a přitom úspěšně podnikat?
• 8 kritických chyb, kterých se dopouštějí začínající podnikatelé
• Coworking vyřeší váš problém s prací