Time management aneb Jak si zorganizovat čas

11.06.2020

Čas je něco, s čím mnozí zápasí. Setkáváme se s ním doma i v práci a využít ho může být nad naše síly. Naučte se s časem pracovat efektivně – tak, aby hrál ve váš prospěch. Podívejte se na 5 tipů, jak díky time managementu ovládnout svůj čas.

1.        Mějte stanovené priority

Abyste dokázali lépe organizovat svůj čas, je důležité mít správně stanovené priority. Řekněte si, co je důležité, a vytvořte si žebříček, ať už to bude doma, nebo v práci. Díky tomu se pak budete umět lépe rozhodnout, čemu potřebujete věnovat více času a čemu naopak stačí méně.

 

2.        Dělejte si seznam úkolů

Máte toho nad hlavu a nevíte, kam dřív skočit? Starý dobrý zápisník a seznam úkolů je v tomto případě nejefektivnější. Každý den věnujte pár minut tomu, že si sepíšete, co chcete ten den stihnout. Pak si jednotlivé úkoly označte podle priorit a do těch, které vám zaberou nejvíce času se pusťte jako první.

K jednotlivým úkolům si připište i různé nápady na realizaci a řešení. Zamyslete se i nad tím, kolik času vám asi daný úkol zabere. Velké úkoly si rozložte na několik menších částí, které rozplánujte tak, abyste do stanoveného termínu vše bez problému stihli. 

Velmi dobře slouží i týdenní plánování. Vždy v neděli večer si na pár minut sedněte a sesumírujte si vše, co máte následující týden před sebou. K ruce můžete mít obyčejný papír a tužku nebo využijte sofistikované aplikace, které time management dokáží ještě více zefektivnit.

 

3.        Plánujte

Podobně jako seznamy úkolů byste se měly věnovat i samotnému plánování. Tyto dva body spolu úzce souvisí. Plánujte vždy den dopředu. Podívejte se na to, co vás čeká další den, ať už je to práce, schůzka s kamarády, vyzvednutí dětí z kroužků, nákupy, nebo i úklid. Vše si rozplánujte do časové osy a časově si všechny aktivity rozvrhněte. 

V plánování vám pomůže i sledovat, kdy jste přes den nejproduktivnější. Pro mnoho lidí je to čas několik hodin po probuzení, a tak by si všechny důležité úkoly měli naplánovat na dopoledne. Někdo se naopak lépe soustředí odpoledne nebo večer. Pozorováním jednoduše zjistíte svou nejproduktivnější část dne a přizpůsobíte tomu plány a úkoly.

 

4.        Malé a rychlé úkoly udělejte hned

Nikdo nemá rád, když se na něj navalí velké množství úkolů, které by vám zabraly pár minut. Takovéto malé úkoly je nejlepší vyřešit hned. Například když vás v práci kolega požádá o zaslání nějakých podkladů, udělejte to hned (pokud ovšem nejste ve fázi velké soustředěnosti a odvedení myšlenek od úkolu, na kterém právě pracujete, by vás jen vykolejilo).

Malé a jednoduché úkoly jsou navíc skvělé na řešení mezi těmi složitějšími. Mysl si tak alespoň trochu odpočine od neustálé soustředěnosti a přetížení.

 

5.        Uspořádejte si své okolí

Máte na stole nepořádek, ve dřezu je špinavé nádobí ještě od večeře nebo máte na židli další kupu oblečení? Ukliďte to a zbavte se všech věcí, které vás budou jen zbytečně rozptylovat. Zejména pak, když pracujete z domova, může být nepořádek v domácnosti obrovskou překážkou vaší produktivity a vy se budete soustředit jen na to, že musíte umýt nádobí. Uklizené a organizované prostředí má vliv na naši výkonnost a produktivitu. Navíc se pak i lépe soustředíme na to, co máme opravdu dělat a zbytečně neprokrastinujeme.

 

Delegujte vše, co můžete

Pokud je to ve vaší moci, práci, kterou nemusíte nutně dělat vy, ale má na ni prostor kolega či podřízený, delegujte na něj. Nejde jen to, že své povinnosti hodíte na jiné, ale zbavíte se tak dílčích úkolů. Navíc se nebudete zdržovat činností, která vás bude jen zbytečně odvádět od důležitější práce.

 

Tip navíc

Abyste se uvolnili a provětrali hlavu, věnujte pár minut i protáhnutí a třeba také krátké procházce. Hlavně, když celý den sedíte za stolem a díváte se do počítače. Najděte si chvilku, kdy na pár minut vypnete – může to být třeba doba, než si uděláte kávu. Skvěle k tomuto účelu poslouží i oběd mimo kancelář. Neznamená to hned, že musíte jíst jen v restauracích, ale alespoň se přesuňte mimo pracovní místo a snažte se nejíst za pracovním stolem.

 

 

Přečtěte si také:

Poptávkový formulář

Zavoláme Vám zpět
Nahoru