Jak vystavit fakturu online? Jednoduchý návod pro plátce i neplátce DPH

Správné fakturování zajišťuje plynulý chod podnikání při současném dodržení všech zákonných požadavků. Kromě těch klasických jsou v digitální době běžné online faktury, které usnadňují celý proces fakturace a zvyšují efektivitu podnikání.

 

Co je faktura?

Faktura je základní účetní dokument, který slouží k evidenci obchodních transakcí mezi dodavatelem a odběratelem. Může být papírová, ale lze také vytvářet a posílat online faktury.

 

Typy faktur

Existuje několik druhů faktur, z nichž má každý specifické využití.

 

• Řádná faktura: Základní typ faktury vystavovaný po dodání zboží nebo služby. Odběratel je povinen tuto fakturu uhradit v termínu splatnosti.
• Zálohová faktura: Používá se při požadavku platby předem, často před zahájením prací nebo dodáním zboží. Není účetním ani daňovým dokladem a slouží pouze jako výzva k platbě.
• Proforma faktura: Je podobná zálohové faktuře, často se používá pro účely celního řízení nebo jako nabídka. Není účetním ani daňovým dokladem.
• Vyúčtovací faktura: Vystavuje se po přijetí zálohy a obsahuje celkové vyúčtování zakázky s odečtením již přijatých plateb.
• Opravný daňový doklad (dobropis): Používá se k opravě původní faktury, například při vrácení zboží nebo poskytnutí slevy.

 

Co musí obsahovat faktura?

Správně vystavená faktura by měla obsahovat následující povinné a doporučené informace:

• identifikační údaje dodavatele a odběratele:

• • jméno a příjmení nebo název firmy,
  • sídlo nebo místo podnikání,
  • identifikační číslo (IČ),
  • daňové identifikační číslo (DIČ) – pokud je přiděleno;
• označení a číslo faktury: jedinečné číslo pro identifikaci dokladu;
• datum vystavení faktury: den, kdy byla faktura vystavena;
• datum zdanitelného plnění nebo dodání zboží/služby, pokud se liší od data vystavení;
• popis zboží nebo služby: druh, množství a jednotková cena;
• celková částka k úhradě včetně rozpisu základní ceny, DPH a celkové ceny;
• platební podmínky: datum splatnosti, způsob platby, bankovní spojení;
• informace o registraci: označení registru, ve kterém je dodavatel zapsán (např. živnostenský nebo obchodní rejstřík);
• podpisový záznam odpovědné osoby (pro zaúčtování u odběratele; faktura je platná i bez podpisu dodavatele).

 

Do faktury můžete doplnit i další nepovinné údaje:

• logo společnosti,
• kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa),
• variabilní a specifický symbol,
• poznámky nebo dodatečné informace.

 

Jak vystavit fakturu: Faktura neplátce DPH 

Neplátci DPH nejsou povinni uvádět na faktuře údaje týkající se DPH. Je však důležité uvést informaci, že dodavatel není plátcem DPH. Ostatní náležitosti zůstávají stejné jako u běžné faktury. Jak ne/plátci DPH pomůže nákup ready made společnosti?

 

Účetnictví musíte vést povinně, pokud jste právnickou osobou nebo vaše roční příjmy
přesahují 25 milionů korun. K vedení účetnictví se ale můžete rozhodnout i sami, například přesahují-li vaše výdaje 60 % výnosů, a vám se tak nevyplatí využívat paušální výdaje.

 

S účetnictvím roste administrativa, která se dotýká i faktur. Ty se stávají účetním
dokladem a jejich povinné náležitosti stanovuje zákon o účetnictví.

 

Jak vystavit fakturu: Faktura plátce DPH 

Plátcem DPH se stanete, pokud váš obrat za posledních 12 po sobě jdoucích měsíců
překročil 1 milion korun. K plátcovství se ale můžete přihlásit dobrovolně, například pokud od plátců DPH nakupujete více zboží či služeb, než prodáváte. Vyplatí se vám být ne/plátcem DPH? A kde najdete potřebné formuláře?

 

Jako plátce DPH nemáte automaticky povinnost vést účetnictví. Nevyhnete se ale daňové evidenci a vaše vystavování faktur se stane trochu náročnějším.

 

Náležitosti daňového dokladu

Daňový doklad je specifický typ faktury, který musí splňovat zákonné požadavky vztahující se na plátce DPH. Slouží jako doklad o uskutečnění zdanitelného plnění a obsahuje podrobné informace o dani z přidané hodnoty.

 

Tip: Vše o DPH: Plátce vs. neplátce i nákup bez DPH

 

Plátci DPH musejí na faktuře uvádět následující údaje:

• základ daně;
• sazbu a výši DPH (uvádět nemusíte, pokud je plnění osvobozeno od daně nebo pokud daň přiznává odběratel);
• datum uskutečnění zdanitelného plnění čili den, ke kterému jste povinni přiznat daň (v případě, že se liší od data vystavení);
• celkovou částku včetně DPH;
• DIČ dodavatele i odběratele (pokud je i odběratel plátcem DPH);
• evidenční číslo daňového dokladu;
• název a množství dodaného zboží nebo poskytnuté služby;
• údaj o přenesené daňové povinnosti (pokud je relevantní).

 

V případě osvobození od DPH je nutné uvést příslušné ustanovení zákona.

 

Postup vystavení faktury online

Existují dva základní digitální způsoby, jak vystavit fakturu:

 

Použití textových editorů (Word, Excel), ve kterých si vytvoříte vlastní šablonu (lze také použít dostupné vzory faktur zdarma, vždy si však zkontrolujte, zda dokument obsahuje všechny povinné údaje). Faktury následně doplňujete manuálně a musíte je po sobě kontrolovat.

 

Online fakturační nástroje automatizují proces vystavování faktur, kontrolují správnost zadaných údajů a lze je integrovat do účetních systémů a usnadnit si tak administrativu.

 

Tip: Vyzkoušejte aplikace, které vám pomohou s účetnictvím a organizací firmy.

 

Výhody online fakturace

Online fakturace přináší podnikatelům řadu výhod oproti tradičním metodám vystavování faktur v textových editorech. V tabulce uvádíme srovnání klíčových funkcí: