Jaké jsou právní aspekty virtuálního sídla společnosti? Přehled pravidel a podmínek

Virtuální sídlo firmy (poskytnutí sídla třetí osobou) je v Česku plně legální řešení. Neexistuje zvláštní „zákon o virtuálním sídle“ – rámec vyplývá zejména z občanského práva, živnostenského zákona a pravidel veřejných rejstříků.

Co právně znamená „sídlo“ a co je „virtuální sídlo“?

Sídlo je úředně evidovaná adresa firmy zapsaná ve veřejném rejstříku; u virtuálního sídla jde o běžné sídlo, jehož užívací titul plyne ze smlouvy s poskytovatelem a z písemného souhlasu vlastníka nemovitosti. Z hlediska práva se tedy nejedná o jinou kategorii sídla – rozhodující je splnění zákonných náležitostí a reálná dosažitelnost pro doručování pošty. Virtuální sídlo lze navíc založit online.

Povinné náležitosti a podmínky poskytnutí sídla společnosti

Základem je písemné povolení majitele (nebo osoby s právem nemovitost užívat) k umístění sídla. Souhlas musí být úředně ověřen, obsahovat identifikační údaje vlastníka, přesnou adresu, název společnosti/OSVČ, číslo listu vlastnictví a katastrální území a nesmí být starší než 3 měsíce. Tímto souhlasem podnikatel prokazuje právní důvod k užívání prostor při zápisu do rejstříku či kontrole úřadu. 

Podnikatel je dále povinen zajistit viditelné označení na budově s názvem společnosti a identifikačním číslem tak, aby bylo označení čitelné z veřejně přístupného místa; porušení povinnosti může být sankcionováno pokutou až 100 000 Kč. Na adrese sídla musí být zajištěno spolehlivé přebírání pošty (např. recepcí, správcem sídla). Úřady však dnes doručují písemnosti primárně do datové schránky.

Po zřízení nebo změně sídla musí být přesná adresa uvedena nejen ve veřejném rejstříku, ale i na objednávkách, v obchodních dopisech, na fakturách a webových stránkách společnosti. 

Doručování, dosažitelnost a dohled úřadů

Úřady mohou prověřovat, zda je podnikatel na adrese sídla reálně k zastižení a zda je zajištěno řádné doručování. V případě pochybení hrozí nejen pokuty, ale i zásahy do podnikání. Plátci DPH mají navíc povinnost oznámit skutečné sídlo (místo reálného výkonu činnosti); porušení může vést až k pokutě do 500 000 Kč nebo k označení za nespolehlivého plátce. 

Tip: Hledáte virtuální sídlo firmy v Čechách či na Moravě? Vyberte si sídlo společnosti v Praze (Praha 1, Praha 2) nebo virtuální sídlo firmy v Brně či Ostravě a získejte prestižní adresu včetně služeb virtuální kanceláře.

Specifika sídla pro OSVČ

OSVČ se sídlem v místě svého trvalého bydliště nemusí dokládat souhlas s umístěním sídla a nemusí označovat sídlo, pokud není hlášena na obecním úřadě. Tato výjimka se týká jen situace, kdy je sídlem trvalá adresa OSVČ; v ostatních případech platí obecné povinnosti.

Minimální legislativní standardy sídla

Existují základní požadavky, které zabraňují fiktivním sídlům bez reálné obsluhy pošty a bez označení. 

• Sídlo musí být na území ČR. 
• Právnická osoba může mít pouze jedno sídlo. 
• Sídlo musí odpovídat zákonným požadavkům.
• Plátci DPH jsou povinni uvést i údaj o skutečném sídle.
• Musí být zajištěn kontakt s veřejností a úřady. 

Změna sídla: Jak na to?

Při změně sídla je třeba bez zbytečných odkladů podat návrh do veřejného rejstříku a nahlásit změnu dotčeným institucím: 

• zdravotní pojišťovně a ČSSZ do 8 dnů, 
• finančnímu a živnostenskému úřadu do 15 dnů. 

U právnických osob živnostenský úřad přebírá část údajů z obchodního rejstříku, přesto doporučujeme změnu oznámit ve lhůtě 15 dnů. Následně aktualizujte adresu ve všech dokumentech a na webu. Celý postup podrobněji popisujeme v návodu Změna sídla společnosti.

Výběr poskytovatele virtuálního sídla: Na co si dát pozor

Chcete si zřídit virtuální sídlo? Jde to snadno i online. Při výběru poskytovatele sídla se zaměřte na jeho nabídku služeb i zkušenosti ostatních klientů.

Po vybrání toho pravého si ověřte vlastnické nebo jiné právo poskytovatele k nemovitosti, chtějte konkrétní smlouvu a pročtěte si obchodní podmínky, ujistěte se o viditelném označení vaší firmy na budově a o spolehlivém přebírání a přeposílání pošty. 

Sídlo pro firmu bez starostí

Virtuální sídlo je plnohodnotné sídlo, pokud splníte tři pilíře: platný a aktuální souhlas vlastníka (starý max. 3 měsíce), řádné a viditelné označení sídla, reálné doručování a dosažitelnost. Správně nastavená služba od seriózního poskytovatele vám ušetří náklady i administrativu – a zároveň obstojí při kontrole.

Nejčastější dotazy k virtuálním sídlům

Může mít OSVČ „virtuální sídlo“? 

Ano – právně jde o adresu sídla podnikatele; v souvislosti s OSVČ ale zákon pracuje s místem podnikání / bydlištěm a požadavky na označení/doručování. Patříte-li k OSVČ, které nechtějí zveřejňovat domácí adresu, doporučujeme vám článek Praktické tipy při přechodu na IČO: nezveřejňujte svou adresu, pořiďte si virtuální sídlo.

Může být sídlo firmy v bytě? 

Ano, pokud to nenaruší klid a pořádek v domě. V praxi se i v tomto případě vyžaduje souhlas vlastníka, souhlas SVJ se standardně nevyžaduje (není vlastníkem jednotky). Praktické rozdíly mezi sídlem firmy v bytě a komerční adresou rozebíráme v článku Sídlo firmy v bytě, jaká jsou pro a proti?

Existuje speciální zákon o virtuálním sídle? 

Ne. Právní rámec plyne z nového občanského zákoníku a z předpisů o veřejných rejstřících a podnikání.