Vše, co jste kdy chtěli vědět o datových schránkách

Co to je datová schránka a k čemu slouží?

Datová schránka je jednoduše řečeno klasická poštovní schránka v elektronické podobě – jedná se o bezpečné elektronické úložiště certifikované státem. Slouží k přijímání a podávání primárně úředních dokumentů. Na rozdíl od klasických e-mailů ale komunikace prostřednictvím datové schránky plně nahrazuje doporučenou zásilku.

K čemu je dobrá datová schránka? Především jde o úsporu času a usnadnění komunikace s úřady.

Zřizování datových schránek podléhá zákonu č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Kdo jsou držitelé datových schránek?

Mezi povinné subjekty patří všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku a orgány veřejné moci. Od roku 2023 se mezi ně zařadily také všechny osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) a další subjekty zapsané v registru osob (ROS), včetně těch, které mají živnost pozastavenou.

Zájemci z řad nepodnikajících fyzických osob (například běžní zaměstnanci, studenti nebo senioři) si mohou schránku zřídit zcela dobrovolně na vlastní žádost.

Kde a jak zřídit datovou schránku

Jak zřídit datovou schránku? Máte 3 základní možnosti.

• Nejrychlejší způsob je plně online. Potřebujete k tomu pouze Identitu občana (například bankovní identitu nebo eObčanku). Vše vyřídíte z domova během několika minut na portálu mojedatovaschranka.cz.

• Jak zřídit datovou schránku osobně? Využijte kontaktní místa Czech POINTu. Najdete je na vybraných pobočkách České pošty nebo na obecních a městských úřadech. Zde stačí předložit platný občanský průkaz.

• Posledním způsobem je písemná forma žádosti. Stáhněte si a vyplňte formulář, který s úředně ověřeným podpisem zašlete na adresu: Digitální a informační agentura, odbor eGovernmentu, Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3. Datovou schránku byste měli mít zprovozněnou do 3 dnů po obdržení žádosti úřadem.

Co je ID datové schránky?

ID datové schránky je sedmiznakový kód, který má přidělen každá schránka a který slouží k její identifikaci. Identifikátor své datové schránky najdete v sekci informací o schránce.

Jak se přihlásit do datové schránky?

Do datové schránky se dostanete prostřednictvím webového rozhraní info.mojedatovaschranka.cz. K přihlášení budete potřebovat buď:

• uživatelské jméno, které se skládá ze šesti náhodných znaků (je vám přiděleno automaticky), a heslo, které si budete muset každé 3 měsíce aktualizovat (v nastavení datové schránky v sekci Zabezpečení lze tuto automatickou expiraci vypnout a nastavit si neomezenou platnost hesla),
• nebo Identitu občana,
• případně mobilní klíč, k jehož zřízení budete potřebovat aplikaci Mobilní klíč eGovernmentu.

Tip: Pro snadnější přístup do datové schránky kdykoliv a odkudkoliv si stáhněte mobilní aplikaci Datovka.

Výhody a nevýhody datové schránky

Mezi benefity datové schránky patří:

• usnadnění a zrychlení komunikace,
• zvýšení šance na úspěšné doručení zprávy,
• snížení spotřeby papíru,
• umožnění zpětného prokázání doručení dokumentů,
• možnost komunikovat s úřady zdarma,
• časově flexibilní možnost komunikace (neomezuje se na úřední hodiny a otvírací dobu organizací).

Prostřednictvím datové schránky můžete využívat také službu CzechPOINT@home nebo se přihlásit do informačních systémů sociální a finanční správy.

Na druhou stranu existují i nevýhody datové schránky – běžné zprávy se po 90 dnech automaticky mažou a dalším rizikem je takzvaná fikce doručení (více níže).

Tip: Nechcete řešit nastavení datové schránky a bojíte se, že vám unikne důležitý dokument od úřadů? Využijte naši službu Poskytnutí sídla firmy s externí správou datové schránky. O veškerou administrativu se postaráme za vás.

Komunikace s orgány veřejné moci

Máte-li zřízenu datovou schránku, všechny orgány veřejné moci mají povinnost vám oficiální korespondenci zasílat přednostně jejím prostřednictvím. Díky datové schránce tak můžete snadno podat například daňové přiznání, přehledy o příjmech a výdajích OSVČ nebo si zdarma zažádat o výpisy z rejstříků a registrů, jako je:

• rejstřík trestů,
• živnostenský rejstřík,
• insolvenční rejstřík,
• bodové hodnocení řidiče.

Komunikace se soukromými subjekty

V nastavení datové schránky lze povolit zasílání i soukromých zpráv. Díky tomu budete moci snadněji komunikovat s bankami, pojišťovnami nebo firmami.

Vyřešte daně přes datovou schránku

Pro podnikatele (OSVČ i firmy) je elektronické podání přiznání povinné. Pokud máte datovou schránku zřízenu ze zákona, nesmíte podat přiznání papírově na finančním úřadě.

Postup, jak odeslat daňové přiznání datovou schránkou

Pozor, samotný vyplněný dokument nelze poslat jako běžný naskenovaný soubor PDF. Správným postupem je vyplnění elektronického formuláře na portálu MOJE daně (provozuje jej finanční správa). Zde si po vyplnění vygenerujete datový soubor ve formátu XML.

Portál MOJE daně (DIS+) umožňuje odeslat elektronické přiznání přímo ze svého prostředí. Po přihlášení přes Identitu občana či datovou schránku lze hotový formulář jedním kliknutím odeslat na finanční úřad.

Do kdy podat daňové přiznání datovou schránkou?

Při elektronickém podání máte ze zákona o měsíc delší lhůtu než při papírovém podání. Standardní termín připadá na začátek května (dle obecných pravidel do 2. května, pokud tento den nepřipadá na víkend). Pokud využíváte služeb certifikovaného daňového poradce, prodlužuje se lhůta do začátku července.

Jak pozastavit živnost přes datovou schránku

Chcete dočasně přerušit své podnikání? Proces, jak pozastavit živnost přes datovou schránku, vám ušetří osobní návštěvu živnostenského úřadu. Stáhněte si změnový list, který je dostupný na portálu Ministerstva průmyslu a obchodu. Tento vyplněný dokument následně jednoduše odešlete jako přílohu ze své schránky přímo do datové schránky příslušného živnostenského úřadu.

Archivace zpráv z datové schránky

V systému datové schránky zůstávají všechny zprávy uloženy po dobu 90 dnů. Poté se automaticky mažou. Datová schránka nabízí funkci archivace zpráv, která je však zpoplatněna. Vzhledem k tomu, že zprávy nemají podobu klasického e-mailu, nýbrž příloh, můžete si je snadno stáhnout od počítače a archivovat sami nebo využít bezplatný vládní Portál občana, na který lze datovou schránku napojit, zprávy je pak možné do něj zdarma automaticky archivovat.

Co je fikce doručení?

K doručení zprávy oficiálně dochází v momentu přihlášení majitele schránky, a to bez ohledu na to, zda zprávu otevřel. Jestliže se do schránky nepřihlásíte, je každá zpráva automaticky považována za doručenou desátým dnem ode dne jejího dodání do datové schránky. Jde o opatření, které zabraňuje cílenému vyhýbaní se soudním a jiným rozhodnutím. Fikce doručení je důležitá zejména v případech, kdy se od doručení odvíjejí zákonné a jiné lhůty.

Tip: V nastavení datové schránky je možné aktivovat zasílání upozornění na nové zprávy prostřednictvím e-mailu nebo SMS. Nechcete se o datovou schránku starat sami? Využijte externí správy datové schránky a nechte si obsah zasílat přímo do e-mailové schránky nebo prostřednictvím SMS.

Přečtěte si také:

• Jak založit datovou schránku? Jednoduchý návod
• 7 informací o datových schránkách, které vám pomohou v byznyse